VinaCMS hay mCMS: chọn hệ quản trị nội dung nào cho tổ chức

Một toà soạn có phóng viên, ban chuyên môn và thư ký toà soạn cần mỗi bài đi đủ các chặng duyệt. Một đơn vị có sáu website và ba biên tập viên thì mỗi chặng duyệt thêm vào là một chỗ bài nằm chờ. Hai nhu cầu đó dẫn tới hai hệ khác nhau dù cùng một lõi.

Cách mô tả ngắn về mCMS là "bản gọn của VinaCMS". Nghe qua dễ hiểu nhầm thành bản rút gọn dùng tạm, trong khi thực tế là một cuộc đánh đổi có chủ ý: bớt tầng duyệt để lấy về tốc độ xuất bản và khả năng chạy nhiều site. Phần lớn bài này dành để nói rõ bớt ở đâu và đổi lại được gì.

1. Hai câu hỏi cần trả lời trước

Hai câu, trả lời trong một phút:

1. Tổ chức đang vận hành bao nhiêu website? Một, hay từ hai trở lên?
2. Một bài viết đi qua bao nhiêu người trước khi lên trang? Một người viết rồi đăng luôn, hay phải qua trưởng ban rồi mới tới thư ký toà soạn?

Cả hai hệ đều quản lý được nhiều website. Khác nhau ở chỗ mCMS chạy nhiều website cùng lúc gọn hơn và phát huy rõ từ website thứ hai trở đi, còn VinaCMS được dựng quanh chuỗi duyệt của một toà soạn hoặc một tạp chí: phóng viên gửi bài, ban chuyên môn xử lý trong phạm vi của mình, thư ký toà soạn duyệt lần cuối và điều hành bài lên trang.

2. "Bản gọn" gọn ở đâu, và đổi lại được gì

mCMS chạy trên nền tảng VinaCMS, không phải một sản phẩm tách rời. Cùng một lõi, nên câu chuyện không phải là to với nhỏ. Nó là một cuộc đánh đổi có chủ ý, và biết rõ hai vế của cuộc đánh đổi đó là đủ để chọn.

Phần làm gọn: số cấp phân quyền trong một site. VinaCMS dựng cho toà soạn nên có nhiều tầng, mỗi tầng một chặng duyệt: phóng viên, ban chuyên môn, thư ký toà soạn, quản trị viên. mCMS rút phần này xuống còn ba vai cho mỗi site: quản trị toàn hệ thống, quản trị một site, và tác giả bài viết. Đây là lựa chọn có chủ ý: ít tầng thì người quản trị nhìn một lần là biết ai làm được gì, ít chỗ phân nhầm quyền, và bài không phải qua nhiều chặng duyệt như ở toà soạn.

Vế đổi lại: ba thứ.

1. eMagazine mạnh hơn. Bài eMagazine nạp bằng một gói thiết kế tải lên, sửa được từng file lẻ mà không phải tải lại cả gói, xem trước ngay trong trang quản trị, và có sẵn bộ file mẫu kèm hướng dẫn. Đây là kiểu bài trước nay vốn phải nhờ đội kỹ thuật từng lần.
2. Nhiều công cụ tự động phục vụ SEO. Tự sinh sitemap và thẻ chia sẻ, hẹn giờ lên chính xác đến phút, tự hạ bài đúng hạn, trùng đường dẫn thì xử lý ghi đè an toàn. Kèm theo là ba nguồn số liệu để biết việc đó có tác dụng không: bộ đếm của hệ thống theo từng bài và từng trang, Google Search Console cho biết người đọc tìm bằng từ khoá nào, Google Analytics cho lưu lượng toàn site.
3. Chạy nhiều website cùng lúc tốt hơn. Thêm một website không tạo ra một hệ thống mới, chỉ tạo thêm một cấu hình. Người phụ trách nhiều site dùng một tài khoản, đổi site đang làm việc bằng một ô chọn ở góc trên, và mọi màn hình tự lọc theo site đó. Giữa các site có hàng rào phân tách đặt ở tầng máy chủ chứ không chỉ ở giao diện, nên tài khoản của site này không chạm được vào dữ liệu của site kia.

Đọc hai vế cạnh nhau thì thấy chúng ăn khớp: bớt tầng duyệt là để đổi lấy tốc độ xuất bản và quy mô nhiều site. Toà soạn cần chặng duyệt nên bớt đi là mất; đơn vị nhiều website, ít biên tập viên thì bớt đi là được.

3. Khi nào VinaCMS hợp hơn

VinaCMS mạnh ở quản trị phân quyền nhiều cấp, nên hợp với tạp chí và toà soạn, nơi một bài viết đi qua nhiều người. VinaCMS cũng quản lý được nhiều website; khác biệt với mCMS nằm ở chiều sâu phân quyền trong mỗi site. Chọn VinaCMS nếu tổ chức nằm trong những mô tả dưới đây.

1. Bài viết phải đi qua nhiều người trước khi lên trang. Ba nhóm chức năng chia rõ: phóng viên viết và gửi bài, thư ký toà soạn tiếp nhận, đăng, điều hành bài lên trang và theo dõi bài đăng lên hay hạ xuống, quản trị viên tạo tài khoản và phân quyền. Chi tiết từng chức năng xem bài Các tính năng của hệ thống quản lý nội dung VinaCMS.
2. Đơn vị có phòng ban chuyên môn, mỗi phòng phụ trách một mảng. Gói nâng cao bổ sung tầng phân cấp phòng ban để xử lý nội dung trong phạm vi phòng ban trước khi gửi về thư ký toà soạn.
3. Cần dòng sự kiện và hệ thống tag riêng. Tạo và quản lý các dòng sự kiện tin tức, tạo và quản lý tag nội dung để mở rộng SEO nội dung cũng nằm ở gói nâng cao.
4. Số người dùng lớn. Gói Cơ bản có 10 tài khoản người dùng, gói Nâng cao không đặt trần số tài khoản. Nếu toà soạn có vài chục phóng viên và cộng tác viên, con số này quyết định luôn việc chọn gói.
5. Cần biết chi phí trước khi ngồi vào bàn. VinaCMS công bố bảng giá ba gói ngay trên trang sản phẩm, kèm cấu hình máy chủ đi theo từng gói và mức phí gia hạn cho các năm tiếp theo.

Điểm cần cân nhắc: nhiều cấp duyệt là thứ bảo vệ chất lượng nội dung, nhưng cũng là thứ làm bài đi chậm. Nếu thực ra chỉ có hai người đọc một bài trước khi đăng, tổ chức đang trả tiền cho những tầng không dùng tới.

4. Khi nào mCMS hợp hơn

Ba thế mạnh của mCMS ứng với ba câu đầu dưới đây. Chọn mCMS nếu có câu nào nghe quen.

1. Mỗi ngày phải đăng nhập vào nhiều hệ quản trị khác nhau. Mỗi site một hệ riêng nghĩa là nhiều lần đăng nhập, nhiều giao diện phải học, và nhiều lần cập nhật bảo mật phải nhớ. Càng nhiều site càng dễ sót một lần cập nhật. Trên mCMS, một tài khoản đi hết mọi site, và mỗi người chỉ thấy những site được gán cho mình.
2. Đơn vị làm bài eMagazine và lần nào cũng phải nhờ đội kỹ thuật. Cách mCMS xử lý đã nêu ở mục 2.
3. Đơn vị muốn những việc lặp lại cho SEO tự chạy (sitemap, hẹn giờ, tự hạ bài, xử lý trùng đường dẫn), như đã nêu ở mục 2.
4. Thêm một trang tĩnh phải chờ lập trình viên. Trang dịch vụ, trang chính sách, trang giới thiệu chương trình: việc nào cũng xếp hàng chờ, trong khi cơ hội truyền thông thì trôi qua. Trên mCMS, biên tập viên tự thêm ngay trong hệ quản trị, kèm menu nhiều cấp.
5. Nhận bài từ cộng tác viên dưới dạng file. Quy trình rút xuống ba động tác: chọn site, kéo thả file, xác nhận. Hệ thống tự bóc tách tiêu đề, nội dung, hình ảnh rồi hiện hộp xác nhận trước khi đăng.
6. Cần biết ai đã sửa gì. Ít tầng duyệt không có nghĩa là mất dấu vết. Nhật ký thao tác ghi ai làm gì, lúc nào, từ địa chỉ nào, lọc được theo người dùng, theo phân hệ, theo hành động, có tab riêng cho đăng nhập và đăng nhập thất bại. Xoá là xoá mềm nên khôi phục được.

Theo trang sản phẩm, mCMS nhắm tới cơ quan báo chí và tạp chí điện tử, cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính, tập đoàn hoặc doanh nghiệp nhiều thương hiệu, trường học và tổ chức giáo dục, doanh nghiệp có hệ thống chi nhánh. Điểm chung của cả năm nhóm là đều có nhiều hơn một website.

5. Bảng so sánh VinaCMS và mCMS

6. Ba câu nên hỏi trước khi chốt

Ba câu này hỏi được qua khung chat, và câu trả lời thường quyết định luôn việc chọn hệ nào.

1. "Quy trình duyệt của đơn vị tôi có dựng được trên hệ này không?" Mô tả thật chuỗi duyệt hiện tại, kể cả những chỗ bất thường, rồi đối chiếu với ba vai của mCMS. Đây là điểm khác nhau lớn nhất giữa hai hệ, nên hỏi trước hết.
2. "Chuyển từ hệ cũ sang có giữ nguyên đường dẫn cũ không?" Bài đang có thứ hạng tìm kiếm mà đổi đường dẫn thì địa chỉ cũ trả về trang lỗi, mất lượng truy cập tích luỹ nhiều năm. Quy trình triển khai mCMS có hẳn một bước chuyển toàn bộ nội dung từ hệ thống cũ và giữ nguyên đường dẫn, nhưng hiện trạng mỗi đơn vị mỗi khác nên cần xác nhận cho từng trường hợp.
3. "Bắt đầu một site, sau này thêm site nữa thì thế nào?" Về mặt hệ thống, mCMS thêm site là thêm một cấu hình, phần lõi không bị sửa nên site đang chạy không bị ảnh hưởng. Phần còn lại là chi phí và tiến độ, hỏi thẳng để tính trước.

Cả hai hệ đều chạy trên hạ tầng của Cloudzone tại Việt Nam, có hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và đội phát triển trong nước, nên cần điều chỉnh gì thì làm việc trực tiếp được.

7. Chọn xong rồi thì đi đâu

Nếu tổ chức là một toà soạn hoặc một cổng thông tin có chuỗi duyệt nhiều cấp, đọc tiếp trang sản phẩm VinaCMS, ở đó có bảng chức năng chi tiết và bảng giá ba gói. Muốn xem quy trình xuất bản của VinaCMS được mô tả kỹ hơn thì có bài VinaCMS: nền tảng xuất bản nội dung hiện đại cho báo chí, cổng thông tin.

Nếu vấn đề nằm ở số lượng website và những việc lặt vặt phải chờ đội kỹ thuật, đọc tiếp trang sản phẩm mCMS, ở đó có sơ đồ vận hành và một ngày làm việc thực tế trên hệ thống.

Còn nếu đọc xong vẫn phân vân, đó là chuyện bình thường: hai câu hỏi ở mục 1 không phải lúc nào cũng cho ra cùng một đáp án. Mời Quý khách hàng chat với Cloudzone, cho biết đơn vị có bao nhiêu website và một bài đi qua mấy người; đội chăm sóc khách hàng sẽ chuyển tới người phụ trách giải pháp.