VinaCMS hay mCMS: chọn hệ quản trị nội dung nào cho tổ chức của bạn

Cloudzone có hai hệ quản trị nội dung cùng một gốc: VinaCMS và mCMS. Hai trang sản phẩm đã kể rất đủ về từng hệ, nên bài này không kể lại. Bài này làm đúng một việc mà hai trang đó không làm được: đặt chúng cạnh nhau để bạn chọn.

Cách mô tả ngắn gọn nhất về mCMS là "bản cắt gọn của VinaCMS". Nghe qua dễ hiểu nhầm thành bản rút gọn dùng tạm, trong khi thực tế là một cuộc đánh đổi có chủ ý: cắt bớt tầng duyệt để lấy về tốc độ xuất bản và khả năng chạy nhiều site. Phần lớn bài này dành để nói rõ cắt ở đâu và đổi lại được gì.

1. Trả lời hai câu hỏi dành cho bạn

Hai câu, trả lời trong một phút:

1. Tổ chức của bạn đang vận hành bao nhiêu website? Một, hay từ hai trở lên?
2. Một bài viết đi qua bao nhiêu người trước khi lên trang? Một người viết rồi đăng luôn, hay phải qua trưởng ban rồi mới tới thư ký toà soạn?

mCMS chia sẻ ưu điểm: hệ thống phát huy rõ rệt từ website thứ hai trở đi, hoặc khi đơn vị phải thêm trang tĩnh thường xuyên. Còn VinaCMS được dựng quanh chuỗi duyệt của một toà soạn hoặc một tạp chí: phóng viên gửi bài, ban chuyên môn xử lý trong phạm vi của mình, thư ký toà soạn duyệt lần cuối và điều hành bài lên trang.

2. "Bản cắt gọn" cắt ở đâu, và đổi lại được gì

mCMS chạy trên nền tảng VinaCMS, không phải một sản phẩm tách rời. Cùng một lõi, nên câu chuyện không phải là to với nhỏ. Nó là một cuộc đánh đổi có chủ ý, và biết rõ hai vế của cuộc đánh đổi đó là đủ để chọn.

Chức năng tinh gọn đi: số cấp phân quyền trong một site. VinaCMS dựng cho toà soạn nên có nhiều tầng, mỗi tầng một chặng duyệt: phóng viên, ban chuyên môn, thư ký toà soạn, quản trị viên. mCMS rút phần này xuống còn ba vai cho mỗi site: quản trị toàn hệ thống, quản trị một site, và tác giả bài viết. Đây là chọn cố ý: ít tầng thì người quản trị nhìn một lần là nắm được ai làm được gì, ít chỗ phân nhầm quyền, và bài cũng không cần phải qua quá trình phê duyệt quá gắt gao như nghiệp vụ báo chí.

Vế đổi lại: ba thứ.

1. eMagazine mạnh hơn. Bài eMagazine nạp bằng một gói thiết kế tải lên, sửa được từng file lẻ mà không phải tải lại cả gói, xem trước ngay trong trang quản trị, và có sẵn bộ file mẫu kèm hướng dẫn. Đây là kiểu bài trước nay vốn phải nhờ đội kỹ thuật từng lần.
2. Nhiều công cụ tự động phục vụ SEO. Tự sinh sitemap và thẻ chia sẻ, hẹn giờ lên chính xác đến phút, tự hạ bài đúng hạn, trùng đường dẫn thì xử lý ghi đè an toàn. Kèm theo là ba nguồn số liệu để biết việc đó có tác dụng không: bộ đếm của hệ thống theo từng bài và từng trang, Google Search Console cho biết người đọc tìm bằng từ khoá nào, Google Analytics cho lưu lượng toàn site.
3. Chạy nhiều website cùng lúc tốt hơn. Thêm một website không tạo ra một hệ thống mới, chỉ tạo thêm một cấu hình. Người phụ trách nhiều site dùng một tài khoản, đổi site đang làm việc bằng một ô chọn ở góc trên, và mọi màn hình tự lọc theo site đó. Giữa các site có hàng rào phân tách đặt ở tầng máy chủ chứ không chỉ ở giao diện, nên tài khoản của site này không chạm được vào dữ liệu của site kia.

Đọc hai vế cạnh nhau thì thấy chúng ăn khớp: cắt bớt tầng duyệt là để đổi lấy tốc độ xuất bản và quy mô nhiều site. Một toà soạn cần chặng duyệt, nên cắt đi là mất. Một đơn vị có sáu website và ba biên tập viên thì mỗi chặng duyệt thêm vào là một chỗ bài nằm chờ, nên cắt đi là được.

3. Khi nào VinaCMS hợp hơn

VinaCMS mạnh ở đúng một việc: quản trị phân quyền nhiều cấp. Vì vậy nó hợp nhất với tạp chí và toà soạn, nơi một bài viết có đường đi rõ ràng qua nhiều người. Chọn VinaCMS nếu tổ chức của bạn nằm trong những mô tả dưới đây.

1. Bài viết phải đi qua nhiều người trước khi lên trang. Ba nhóm chức năng chia rõ: phóng viên viết và gửi bài, thư ký toà soạn tiếp nhận, đăng, điều hành bài lên trang và theo dõi bài đăng lên hay hạ xuống, quản trị viên tạo tài khoản và phân quyền.
2. Đơn vị có phòng ban chuyên môn, mỗi phòng phụ trách một mảng. Gói nâng cao bổ sung tầng phân cấp phòng ban để xử lý nội dung trong phạm vi phòng ban trước khi gửi về thư ký toà soạn.
3. Cần dòng sự kiện và hệ thống tag riêng. Tạo và quản lý các dòng sự kiện tin tức, tạo và quản lý tag nội dung để mở rộng SEO nội dung cũng nằm ở gói nâng cao.
4. Số người dùng lớn. Gói cơ bản giới hạn số tài khoản, gói nâng cao không giới hạn. Nếu toà soạn của bạn có vài chục phóng viên và cộng tác viên, con số này quyết định luôn việc chọn gói.
5. Bạn muốn biết chi phí trước khi ngồi vào bàn. VinaCMS công bố bảng giá ba gói ngay trên trang sản phẩm, kèm cấu hình máy chủ đi theo từng gói và mức phí gia hạn cho các năm tiếp theo.

Điểm cần cân nhắc: nhiều cấp duyệt là thứ bảo vệ chất lượng nội dung, nhưng cũng là thứ làm bài đi chậm. Nếu tổ chức của bạn thực ra chỉ có hai người đọc một bài trước khi đăng, bạn đang trả tiền cho những tầng không dùng tới.

4. Khi nào mCMS hợp hơn

Ba thế mạnh của mCMS ứng với ba câu đầu dưới đây. Chọn mCMS nếu có câu nào nghe quen.

1. Bạn đang đăng nhập vào nhiều hệ quản trị khác nhau trong một ngày. Mỗi site một hệ riêng nghĩa là nhiều lần đăng nhập, nhiều giao diện phải học, và nhiều lần cập nhật bảo mật phải nhớ. Càng nhiều site càng dễ sót một lần cập nhật. Trên mCMS, một tài khoản đi hết mọi site, và mỗi người chỉ thấy những site được gán cho mình.
2. Bạn làm bài eMagazine, và lần nào cũng phải nhờ đội kỹ thuật. Trên mCMS, bài eMagazine nạp bằng một gói thiết kế tải lên. Sửa một chi tiết thì thay đúng file lẻ đó, không tải lại cả gói. Xem trước ngay trong trang quản trị trước khi cho lên. Có sẵn bộ file mẫu kèm hướng dẫn để bắt đầu.
3. Bạn muốn những việc lặp đi lặp lại cho SEO tự chạy. Sitemap và thẻ chia sẻ tự sinh, không ai phải nhớ. Bài hẹn giờ lên chính xác đến phút nên đăng đúng khung giờ người đọc đông mà không cần ai ngồi chờ bấm nút, và tự hạ đúng hạn với những nội dung có thời hạn. Trùng đường dẫn thì hệ thống xử lý ghi đè an toàn thay vì đẻ ra một địa chỉ thứ hai cho cùng một bài. Hiệu quả thì đo bằng ba nguồn: bộ đếm của hệ thống theo từng bài và từng trang, Google Search Console cho biết người đọc tìm bằng từ khoá nào, Google Analytics cho lưu lượng toàn site.
4. Thêm một trang tĩnh phải chờ lập trình viên. Trang dịch vụ, trang chính sách, trang giới thiệu chương trình: việc nào cũng xếp hàng chờ, trong khi cơ hội truyền thông thì trôi qua. Trên mCMS, biên tập viên tự thêm ngay trong hệ quản trị, kèm menu nhiều cấp.
5. Bạn nhận bài từ cộng tác viên dưới dạng file. Quy trình rút xuống ba động tác: chọn site, kéo thả file, xác nhận. Hệ thống tự bóc tách tiêu đề, nội dung, hình ảnh rồi hiện hộp xác nhận trước khi đăng.
6. Bạn cần biết ai đã sửa gì. Ít tầng duyệt không có nghĩa là mất dấu vết. Nhật ký thao tác ghi ai làm gì, lúc nào, từ địa chỉ nào, lọc được theo người dùng, theo phân hệ, theo hành động, có tab riêng cho đăng nhập và đăng nhập thất bại. Xoá là xoá mềm nên khôi phục được.

Theo trang sản phẩm, mCMS nhắm tới cơ quan báo chí và tạp chí điện tử, cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính, tập đoàn hoặc doanh nghiệp nhiều thương hiệu, trường học và tổ chức giáo dục, doanh nghiệp có hệ thống chi nhánh. Điểm chung của cả năm nhóm là đều có nhiều hơn một website.

5. Bảng đối chiếu

6. Ba câu nên hỏi trước khi chốt

Ba câu này hỏi được qua khung chat, và câu trả lời thường quyết định luôn việc chọn hệ nào.

1. "Quy trình duyệt của đơn vị tôi có dựng được trên hệ này không?" Mô tả thật chuỗi duyệt hiện tại của bạn, kể cả những chỗ bất thường, rồi đối chiếu với ba vai của mCMS. Đây là điểm khác nhau lớn nhất giữa hai hệ, nên hỏi trước hết.
2. "Chuyển từ hệ cũ sang có giữ nguyên đường dẫn cũ không?" Bài đang có thứ hạng tìm kiếm mà đổi đường dẫn thì địa chỉ cũ trả về trang lỗi, mất lượng truy cập tích luỹ nhiều năm. Quy trình triển khai mCMS có hẳn một bước chuyển toàn bộ nội dung từ hệ thống cũ và giữ nguyên đường dẫn, nhưng hiện trạng mỗi đơn vị mỗi khác nên cần xác nhận cho trường hợp của bạn.
3. "Bắt đầu một site, sau này thêm site nữa thì thế nào?" Về mặt hệ thống, mCMS thêm site là thêm một cấu hình, phần lõi không bị sửa nên site đang chạy không bị ảnh hưởng. Phần còn lại là chi phí và tiến độ, hỏi thẳng để tính trước.

Cả hai hệ đều chạy trên hạ tầng của Cloudzone, dữ liệu đặt tại Việt Nam, trực 24/7/365, và đội phát triển ở trong nước nên cần điều chỉnh gì thì làm việc trực tiếp được.

7. Chọn xong rồi thì đi đâu

Nếu tổ chức của bạn là một toà soạn hoặc một cổng thông tin có chuỗi duyệt nhiều cấp, đọc tiếp trang sản phẩm VinaCMS, ở đó có bảng chức năng chi tiết và bảng giá ba gói. Muốn xem quy trình xuất bản của VinaCMS được mô tả kỹ hơn thì có bài VinaCMS: nền tảng xuất bản nội dung hiện đại cho báo chí, cổng thông tin.

Nếu vấn đề của bạn là số lượng website và những việc lặt vặt phải chờ đội kỹ thuật, đọc tiếp trang sản phẩm mCMS, ở đó có sơ đồ vận hành và một ngày làm việc thực tế trên hệ thống.

Còn nếu đọc xong vẫn lưỡng lự, đó là chuyện bình thường: hai câu hỏi ở mục 1 không phải lúc nào cũng cho ra cùng một đáp án. Bạn cứ chat với Cloudzone, nói đơn vị mình có bao nhiêu website và một bài đi qua mấy người, đội chăm sóc khách hàng sẽ chuyển đúng người phụ trách giải pháp trao đổi cùng bạn.